Các Lỗi Trong Word Khi Chèn Hình, Bảng, File Nặng Và Cách Khắc Phục

Khi làm báo cáo, luận văn, hợp đồng dài nhiều trang, Word thường phát sinh các vấn đề như: hình ảnh nhảy lung tung, bảng vượt lề, file nặng, khó mở, thậm chí không mở được file. Dưới đây là cách xử lý từng lỗi.

1. Lỗi hình ảnh nhảy khỏi vị trí, đè lên chữ

Nguyên nhân: chế độ bố trí (Wrap Text) của hình ảnh không phù hợp.

Cách sửa:

1. Chọn hình → nhấn vào biểu tượng Layout Options bên cạnh.
2. Chọn một trong các kiểu:
   • In line with text: hình coi như 1 ký tự, ít bị nhảy.
   • Square hoặc Tight: chữ bao quanh hình, dễ căn chỉnh.
3. Vào Picture Format → Position nếu muốn cố định hình ở vị trí cụ thể.

2. Lỗi hình bị méo, vỡ, không đúng tỉ lệ

Cách xử lý:

• Chỉ kéo ở góc hình (không kéo cạnh) để giữ tỉ lệ.
• Chuột phải → Size and Position → tick Lock aspect ratio.
• Luôn dùng ảnh chất lượng đủ tốt (không quá nhỏ) để tránh bị vỡ.

3. Bảng (table) bị vượt lề, không in hết

Cách khắc phục:

1. Chọn toàn bảng → vào Layout (Table Tools).
2. Dùng AutoFit → AutoFit Window để bảng tự co vừa trang.
3. Nếu vẫn vượt lề, giảm kích thước font trong bảng xuống 10–11pt.
4. Có thể xoay trang sang Landscape (ngang) nếu bảng quá rộng.

4. Lỗi bảng bị tách sang trang khác, tiêu đề bảng không đi cùng

Trường hợp 1 – Bảng bị cắt đôi:

• Chuột phải vào bảng → Table Properties.
• Tab Row → bỏ tick Allow row to break across pages.

Trường hợp 2 – Dòng tiêu đề bảng không lặp ở đầu trang sau:

• Bôi đen hàng tiêu đề → chuột phải → Repeat Header Rows.

5. File Word quá nặng, mở chậm hoặc dễ bị treo

Nguyên nhân:

• Chèn quá nhiều hình ảnh dung lượng lớn, copy trực tiếp từ điện thoại, máy ảnh.
• Dùng nhiều định dạng, hiệu ứng, SmartArt phức tạp.

Cách tối ưu:

1. Dùng ảnh đã nén sẵn (dưới 500–800 KB là đẹp).
2. Vào File → Info → Compress Pictures (trong một số phiên bản Word) để giảm dung lượng ảnh trong file.
3. Chia văn bản rất dài thành 2–3 file nhỏ thay vì 1 file khổng lồ.

6. Lỗi không mở được file, Word báo file bị hỏng (corrupt)

Cách thử khôi phục:

1. Trong Word, chọn File → Open → Browse.
2. Chọn file bị lỗi → click vào mũi tên cạnh nút Open.
3. Chọn Open and Repair (Mở và sửa).
4. Nếu vẫn không được, thử:
   • Mở file đó bằng Word phiên bản khác.
   • Hoặc dùng chức năng Recover Unsaved Documents trong File → Info nếu bị mất do tắt đột ngột.

7. Word hay bị treo khi thao tác với file lớn

Mẹo hạn chế:

• Bật AutoSave hoặc thiết lập tự động lưu mỗi 5 phút.
• Không mở quá nhiều file Word nặng cùng lúc.
• Cập nhật Office và Windows lên phiên bản ổn định mới hơn.

8. Lỗi mất một phần nội dung sau khi copy từ file khác

Nguyên nhân: copy phần có section, header/footer, note… sang file khác nhưng định dạng xung đột.

Cách hạn chế:

• Khi paste → chọn Keep Text Only nếu chỉ cần nội dung.
• Nếu muốn giữ nguyên định dạng, nên copy cả đoạn lớn, tránh copy từng phần nhỏ chứa field đặc biệt.

Trên đây là những lỗi trong Word thường gặp khi chèn hình, bảng, làm báo cáo, luận văn và cách xử lý. Nếu bạn muốn học Word, Excel, PowerPoint bài bản và thực tế hơn, có thể tham khảo các khóa tin học văn phòng 1 kèm 1 tại Thắng Computer để được hướng dẫn chi tiết trên chính file của bạn.