Các Lỗi Định Dạng Văn Bản Trong Word Thường Gặp Và Cách Sửa Nhanh

Định dạng văn bản trong Word là công việc quen thuộc của dân văn phòng. Nhưng chỉ cần sai vài thiết lập, văn bản sẽ trở nên lộn xộn: bullet nhảy lung tung, khoảng cách dòng không đều, số trang sai, mục lục lỗi… Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách xử lý.

1. Lỗi xuống dòng toàn khoảng trắng, nhấn Enter văn bản chạy lung tung

Nguyên nhân: sử dụng quá nhiều dấu cách (space) để căn chỉnh, thay vì dùng chức năng căn lề, tab, hoặc bảng.

Cách xử lý:

• Bật hiển thị ký tự ẩn: nhấn nút ¶ (Show/Hide) trên thanh Home để nhìn thấy dấu cách, enter, tab.
• Xóa bớt các dấu cách thừa, dùng công cụ:
  • Căn lề trái – giữa – phải (Align).
  • Tab (nhấn Tab / chỉnh trong Paragraph).
  • Bảng (Insert → Table) nếu cần bố trí cột.

2. Lỗi bullet, numbering nhảy sai, tự động đổi số

Biểu hiện: danh sách 1, 2, 3… bỗng nhảy thành 1, 1, 1 hoặc nhảy tiếp từ số đoạn trước.

Cách sửa:

• Khi cần bắt đầu lại từ số 1:
  1. Chuột phải vào số đang bị sai.
  2. Chọn Restart at 1.
• Nếu danh sách bị “nối” với đoạn trước, hãy:
  1. Nhấn Enter tạo một dòng trống giữa hai đoạn.
  2. Tắt numbering ở đoạn muốn tách → bật lại.

3. Lỗi khoảng cách giữa các đoạn quá lớn/nhỏ

Cách xử lý chuẩn:

1. Bôi đen toàn văn bản (Ctrl+A).
2. Chuột phải → Paragraph.
3. Ở mục Spacing:
   • Before: 0 pt.
   • After: 0 pt hoặc 3–6 pt tùy mẫu.
   • Line spacing: Single hoặc 1.15.
4. Tick vào Don’t add space between paragraphs of the same style nếu cần.

4. Lỗi căn lề không đều, dòng thò thụt

Cách sửa nhanh:

• Hiển thị thước: tab View → tick Ruler.
• Bôi đen đoạn cần chỉnh → kéo hai thanh tam giác trên thước (First line indent, Hanging indent) về vị trí chuẩn.
• Hoặc mở Paragraph → Indents and Spacing để chỉnh chính xác.

5. Lỗi số trang không chạy đều, trang đầu không muốn đánh số

Trường hợp 1 – Không muốn đánh số trang bìa, chỉ đánh từ Chương 1:

1. Vào tab Layout → Breaks → Next Page để tạo Section break giữa trang bìa và nội dung.
2. Vào Header/Footer → tắt Link to Previous ở section sau.
3. Đặt số trang (Insert → Page Number) cho section nội dung, chọn Start at: 1.

Trường hợp 2 – Số trang nhảy lung tung khi có nhiều section:

• Mở từng section → kiểm tra Link to Previous đã tắt chưa.
• Chỉnh lại Page Number → Format Page Numbers, thống nhất kiểu và điểm bắt đầu.

6. Lỗi mục lục tự động (Table of Contents) không cập nhật đúng

Nguyên nhân: không sử dụng Heading chuẩn, hoặc sửa tiêu đề xong nhưng chưa update mục lục.

Cách xử lý:

1. Đảm bảo các tiêu đề chương/mục dùng style Heading 1, Heading 2, Heading 3… thay vì tự bôi đậm.
2. Vào References → Table of Contents → Insert Table of Contents.
3. Khi đã có mục lục, muốn cập nhật:
   • Chuột phải lên mục lục → Update Field.
   • Chọn Update entire table để cập nhật cả số trang và tên mục.

7. Lỗi dòng đầu đoạn không thụt vào như mẫu luận văn

Cách thiết lập thụt đầu dòng chuẩn:

1. Bôi đen đoạn văn bản cần áp dụng.
2. Chuột phải → Paragraph.
3. Trong mục Indentation → Special chọn First Line, đặt 0.75 cm hoặc theo yêu cầu.
4. Nhấn Set As Default nếu muốn áp dụng cho toàn văn bản.

8. Lỗi không canh đều hai bên được (Justify bị xấu)

Biểu hiện: dùng Align Justify nhưng chữ bị giãn quá rộng ở một số dòng.

Cách khắc phục:

• Không nên dùng quá nhiều dấu cách trong dòng, hãy xóa bớt và để Word tự điều chỉnh.
• Đảm bảo không có dấu Line Break (Shift + Enter) thừa trong câu.

Chỉ cần nắm vững các thao tác trên, bạn sẽ xử lý được hầu hết lỗi định dạng văn bản trong Word, giúp file tài liệu sạch, đẹp và đúng chuẩn.